Das papierlose Büro - 5 Tipps für die digitale Transformation am Arbeitsplatz

01.06.2018

Tech-Tipps

Insights

Aktenstapel, Post-its, wichtige Dokumente, die nach langem Suchen nicht mehr auffindbar sind. Auch hier liefert die Digitalisierung eine Lösung: das papierlose Büro. Wir stellen das Konzept des papierlosen Büros vor und gehen auf die Vor-und Nachteile ein. Nützliche Tipps zur Umsetzung bieten Anreize, um den Umstieg von analog auf digital zu ermöglichen.

Das papierlose Büro schafft Effizienz und sorgt für Ordnung, indem Dinge wie Verträge, Rechnungen, Notizen oder Belege digitalisiert werden.

Vorteile

Flexibel und Produktiv

In einem papierlosen Büro lässt sich viel flexibler und produktiver Arbeiten. Die Mobilität erhöht sich, da alle Dokumente zu jeder Zeit und an jedem Ort genutzt werden können. Mit einem papierlosen Büro lässt sich schneller und einfacher kommunizieren, da Dateien schnell zu erstellen und zu verschicken sind.

Platzsparend

Natürlich sparen die digitalen Lösungen auch Platz ein. Das Büro wird nicht mehr durch Aktenschränke zugestellt und hat eine offenere Atmosphäre.

Ordentlich und schnell

Das Suchen und Finden von Dokumenten gestaltet sich durch Suchfunktionen einfacher und schneller.

Kostengünstig

Kosten für Papier, Drucken und Kopieren verringern sich.

Nachteile

Technische Abhängigkeit

Bei Strom- oder Serverausfall kann nicht mehr auf die Daten zugegriffen werden. Da Unternehmen auf die Technik angewiesen sind, bietet sich meist keine Alternative an.

Schwierige Einführung

Besonders bei großen und komplexen Unternehmen kann eine solche Umstellung mit viel Zeit und Aufwand verbunden sein. Nicht zu unterschätzen ist der Mut zur Veränderung und die Disziplin, die Umstellung durch zuziehen.

Unser papierloses Büro

Warum setzen wir auf ein papierloses Büro?

Zeit: Statt ewig in Akten und Dokumenten zu suchen, können wir anhand einer digitalen Suche schnell alles finden, was wir brauchen. 

Kosten:  Dadurch, dass kein teurer Drucker, keine Tinte und kein Papier nötig sind, sparen wir Kosten ein. 

Umwelt: Nach dem Motto: „Think before you print“ achten wir auch unter dem Aspekt der Ressourcenschonung darauf, so wenig wie möglich auszudrucken.

Welche Tools nutzen wir?

Zum Beispiel verwenden wir Slack, einen webbasierten Instant-Messaging-Dienst, für unsere interne Kommunikation und reduzieren somit E-Mails und Notizzettel.

Sharepoint und Onedrive nutzen wir, um unsere Projekte und Daten zu verwalten, so entfallen Aktenordner und Papierkram.

Falls Dokumente versendet werden sollen, geschieht dies, statt auf Papier, überwiegend digital.

Wo klappt es noch nicht?

Natürlich besteht bei uns auch noch Optimierungspotenzial, so werden viele Rechnungen, Verträge und Quittungen, die wir in Papierform vorliegen haben, zwar eingescannt, aber trotzdem noch abgeheftet. Ein Grund dafür ist einerseits die schlichte Gewohnheit, gewisse Dokumente “sicherheitshalber“ lieber griffbereit und in Papierform zu haben. Andererseits handelt es sich oft um Unterlagen, wie notarielle Beglaubigungen oder Urkunden, die im Original aufbewahrt werden, da diese nur so von Behörden akzeptiert werden.

Link zum YouTube-Video: https://www.youtube.com/watch?time_continue=37&v=FBmWaxir8Dg